Pour accéder au menu de configurations de Logisav, cliquez sur le menu « Administration » puis sur « Configurations ».

Cliquez sur l’onglet « Interventions ». Tous les paramétrages liés aux interventions sont affichés et triés par catégorie sous forme d’onglet sur le côté gauche :

1. Paramètres généraux
2. Paramètres de planification
3. Avis de passage
4. Envoie par mail
5. Paramètres d’édition

Paramètres généraux

Ces paramètres sont principalement dédiés à de la configuration d’affichage :

• Paramètres d’affichage et de gestion des interventions :
  • Gestion des alertes de retours :
    • Lorsque au moins deux interventions sur un même site ont été créées dans un intervalle de temps donné, une alerte de « retour » peut être indiquée sur la dernière intervention créée.
    • Pour activer cette fonction, cochez la case « Gestion des retours »
    • Déterminer l’intervalle de temps pris en compte dans le calcul des retours en complétant le champ dédié « Nombre de jours pris en compte dans le calcul »
  • Gestion des alertes contractuelles
    • Lorsqu’une intervention est créée à partir d’un contrat, une alerte peut être affichée quand le nombre d’intervention prévu au contrat a été dépassé.
    • Le nombre d’intervention contractuel est déterminé à la création d’un contrat
    • Pour activer cette fonction, cochez la case « Afficher une alerte si le nombre d’interventions dépasse la limite contractuelle »
  • Interdire la création des intervention :
    • Si le site concerné dépasse l’encours autorisé et que l’utilisateur n’a pas les droits pour créer des interventions sur des sites débiteurs, la création d’intervention sera bloquée.
    • Pour activer cette fonction, cochez la case « Interdire la création d’interventions si l’encours autorisé est dépassé ».
  • Affichage des images dans le rapport PDF :
    • Si une image est ajoutée en tant que fichier lié à une intervention, elle sera automatiquement intégrée au rapport PDF et affichée par défaut en fin de document.
    • Pour activer cette option, cochez la case correspondante.
  • Chargement de fichiers liés pour les utilisateurs externes :
    • Par défaut, les utilisateurs externes n’ont pas accès à la fonctionnalité de chargement de nouveaux fichiers liés à une intervention.
    • Pour activer cette option, cochez la case correspondante.
• Statut d’une intervention après validation :
  • Mise à jour automatique du statut d’intervention :
    • Ce paramètre permet d’actualiser automatiquement le statut d’une intervention après sa validation. Vous pouvez définir :
      • Le statut de l’intervention lorsqu’elle est validée via l’application mobile
      • Le statut de l’intervention lorsqu’elle est validée via l’application web
    • Pour activer cette option, choisissez le statut « À valider » ou « Terminée ».
• Renouvellement de contrat :
  • Ces paramètres permettent d’automatiser le renouvellement d’un contrat lié à une intervention :
    • Renouvellement à la création d’une intervention : active la possibilité de renouveler un contrat dès la création de l’intervention.
    • Renouvellement à la validation du rapport d’intervention : permet de renouveler un contrat automatiquement lors de la validation du rapport, uniquement si le type d’intervention l’autorise.
• Facturation temps de travail :
  • Alerte de facturation du temps de travail :
    • Ce paramètre permet d’afficher un message informatif sur la facturation du temps de travail lors de l’enregistrement d’une intervention via l’application mobile.
    • Pour activer cette option, cochez la case correspondante.
• Couleur des interventions :
  • Couleur des intervention dans les listes et le calendrier :
    • Ce paramètre permet de personnaliser l’affichage des interventions en attribuant des couleurs.
• Affichage des heures d’interventions dans le calendrier :
  • Affichage des interventions selon l’horaire :
    • Afficher l’intervention selon la tranche horaire planifiée.
    • Afficher l’intervention selon l’heure de début de la tranche horaire et le temps prévisionnel.
    • Afficher l’intervention selon les heures du rapport si elles sont saisies.
• Création à partir d’un devis :
  • Ce paramètre permet de saisir automatiquement un texte lors de la création d’une intervention à partir d’un devis.
  • Ce champ peut contenir les paramètres suivants :
    • Incorporer le texte « {0} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de devis.
    • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par la date du devis.
• Création à partir d’une commande :
  • Ce paramètre permet de saisir automatiquement un texte lors de la création d’une intervention à partir d’une commande.
  • Ce champ peut contenir les paramètres suivants :
    • Incorporer le texte « {0} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de la commande.
    • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par la date de la commande.
• Création à partir d’un ticket d’assistance :
  • Ce paramètre permet de saisir automatiquement un texte lors de la création d’une intervention à partir d’un ticket d’assistance.
  • Ce champ peut contenir les paramètres suivants :
    • Incorporer le texte « {0} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro du ticket.
    • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par la date de création du ticket.

Paramètres de planification

Ces paramètres sont dédiés à la planification automatique des interventions contractuelles.

• Paramètres de planification des interventions contractuelles :
  • Planification automatique des interventions :
    • La planification automatique est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit
    • Cette planification permet de rechercher tous les contrats actifs à planifier
    • Les dates recherchées par Logisav correspondent aux dates de prochaines planifications d’intervention : voir le chapitre de gestion des contrats pour plus d’information
    • Cochez la case « Planification automatique des interventions activées » pour activer la planification automatique
  • Intervention prévisionnelle
    • Lors d’une planification, vous pouvez choisir de créer des interventions prévisionnelles. Cela à pour avantage :
      • de ne pas perturber votre planning d’intervention en cours
      • de pouvoir contacter les clients chez qui vous devez intervenir
      • de pouvoir valider la planification avant création définitive des interventions
    • Activez ce paramètre en cochant la case « Création d’interventions prévisionnelles »
  • Prise en compte des contrats suspendus
    • Ce paramètre permet de prendre en compte les contrats à planifier ayant le statut « Suspendu ». S’il est activé, les contrat suspendus ne seront pas planifiés
    • Activez ou désactivez ce paramètre en cochant la case « Prise en compte des contrats suspendus »
  • Facturation du contrat lors de la planification d’une intervention
    • Ce paramètre permet d’intégrer à chaque intervention une ligne à facturer du montant du contrat. Le règlement relatif au contrat peut ainsi être récupéré le jour de l’intervention
    • Activez ou désactivez ce paramètre en cochant la case « Facturer le contrat en même temps que l’intervention planifiée »
  • Ne pas attribuer de date aux interventions
    • Ce paramètre permet de créer les interventions sans leur attribuer de date. Les dates devront être renseignées manuellement après la création des interventions.
    • Activez ou désactivez ce paramètre en cochant la case « Ne pas attribuer de date aux interventions ».
  • Lancement de la planification
    • La planification automatique peut être anticipée d’un certain nombre de jours
    • Saisissez le champ « Lancement du planificateur avant les dates de prochaines planifications contractuelles (en nombre de jour) »
  • Calcul de la date d’intervention
    • Lorsqu’une intervention est planifiée automatiquement, le système peut ajouter un nombre de jour à cette date
    • Saisissez le champ « Nombre de jour à ajouter à la date d’intervention (par rapport au jour de lancement de la planification) »
• Paramètres de création des interventions planifiées
  • Type d’intervention : sélectionnez un type d’intervention qui sera affecté à chaque intervention planifiée
  • Code d’intervention : sélectionnez un code d’intervention qui sera affecté à chaque intervention planifiée
  • Tranche horaire : sélectionnez une tranche horaire qui sera affectée à chaque intervention planifiée
  • Titre de ligne à facturer
    • Ce champ doit être saisi lorsque le paramètre « Facturation du contrat lors de la planification d’une intervention » est activé
    • Il permet de paramétrer le texte qui sera utilisé dans la ligne à facturer
      • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de contrat
      • Incorporer le texte « {2} » dans le corps du texte pour le remplacer par le type de contrat
• Nombre d’interventions planifiées par jour
  • Ce paramètre permet de définir le nombre d’intervention à créer par jour lors de la planification automatique
    • Calcul automatique : le nombre d’intervention créée par jour est déterminé automatiquement
    • Nombre de jour fixe : le nombre d’intervention créé par jour est fixe
• Jours de semaine ouvert à la planification
  • Ce paramètre permet de définir les jours de la semaine à utiliser par le planificateur d’intervention

Avis de passage

Cette fonctionnalité permet d’envoyer des avis de passage par mail de manière automatisé (cette fonctionnalité est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit).

• Activez ou désactivez l’envoi des avis de passage en cochant la case « Envoi automatique des avis de passage activé »
• Déterminez la date d’envoi des avis de passage par rapport à la date d’intervention en saisissant le champ « Nombre de jour avant envoi par rapport à la date d’intervention »
• Saisissez l’objet du mail qui sera envoyé
• Saisissez le corps du mail qui sera envoyé
• Utilisez les paramètres suivants dans l’objet et/ou le corps du texte si besoin :
  • « {1} » :  numéro de l’intervention
  • « {2} » : type de l’intervention
  • « {3} » : adresse postale d’intervention
  • « {4} » : nom du site
  • « {5} » :  date de l’intervention
  • « {6} » :  heure début de l’intervention
  • « {7} » :  heure fin de l’intervention

Envoi par mail

À partir de cette option, vous pouvez activer l’envoi automatique d’un email à la fin d’une intervention.

Il est également possible de définir un modèle par défaut pour ces emails en configurant les paramètres suivants :

• Objet du mail : saisissez l’objet qui sera envoyé.
• Corps du mail : saisissez le contenu du message.

Vous pouvez insérer des paramètres dynamiques dans l’objet et/ou le corps du mail :

• {1} : numéro de l’intervention
• {2} : type de l’intervention
• {3} : adresse postale de l’intervention
• {4} : nom du site
• {5} : date de l’intervention
• {6} : heure de début de l’intervention
• {7} : heure de fin de l’intervention

Paramètres d’édition

Ces paramètres permettent de configurer l’édition des interventions. Deux choix possibles :

1. Edition par défaut : génération d’un fichier PDF préformaté. Le logo, l’entête et le pied de page sont paramétrables.
2. Edition par modèle Word : utilisation de votre propre modèle d’intervention au format Word

• Edition par défaut
  • Sélectionnez cette option pour pouvoir éditer vos interventions rapidement sans configuration préalable.
  • Saisissez l’entête et le pied de page selon vos besoins
  • L’édition des interventions est prête !

• Edition par modèle
• • Sélectionnez cette option pour pouvoir éditer vos interventions selon votre propre modèle d’édition
  • Cette fonctionnalité repose sur l’outil Microsoft Word et sur la faculté d’ajouter des « Champs » à un document. Lors de l’édition d’une intervention, Logisav détecte et remplace automatiquement ces champs par les données de l’intervention.
  • Le fichier obtenu peut être automatiquement converti au format PDF ou resté dans le format Word d’origine
  • Voir le chapitre « Modèle de document Word » pour la création d’un modèle

Ajouter un modèle Word existant

• Cliquez sur le bouton parcourir et sélectionnez le modèle Word créé pour l’édition des interventions
• Cliquez sur le bouton « Charger » pour envoyer votre fichier à Logisav

• Après ajout du fichier, un message indique que le fichier Word est chargé en tant que modèle

Télécharger et modifier le modèle d’intervention Word

• Cliquez sur le bouton « Télécharger le modèle » pour récupérer le modèle en cours d’utilisation
• Utilisez ce fichier si vous souhaitez modifier le modèle

Supprimer le modèle Word en cours

• Cliquez sur le bouton « Supprimer »
• Validez le message de confirmation pour supprimer définitivement le modèle
• Attention : après suppression, vous n’aurez aucun moyen de récupérer le modèle ; nous vous conseillons de téléchargez le modèle sur votre poste local avant de le supprimer de Logisav