Pour accéder au menu de configurations de Logisav, cliquez sur le menu « Administration » puis sur « Configurations ».

Cliquez sur l’onglet « Interventions ». Tous les paramétrages liés aux interventions sont affichés et triés par catégorie sous forme d’onglet sur le côté gauche :

1. Paramètres généraux
2. Paramètres de planification
3. Avis de passage
4. Paramètres d’édition

Paramètres généraux

Ces paramètres sont principalement dédiés à de la configuration d’affichage :

• Paramètres d’affichage et de gestion des interventions :
  • Gestion des alertes de retours :
    • Lorsque au moins deux interventions sur un même site ont été créées dans un intervalle de temps donné, une alerte de « retour » peut être indiquée sur la dernière intervention créée.
    • Pour activer cette fonction, cochez la case « Gestion des retours »
    • Déterminer l’intervalle de temps pris en compte dans le calcul des retours en complétant le champ dédié « Nombre de jours pris en compte dans le calcul »
  • Gestion des alertes contractuelles
    • Lorsqu’une intervention est créée à partir d’un contrat, une alerte peut être affichée quand le nombre d’intervention prévu au contrat a été dépassé.
    • Le nombre d’intervention contractuel est déterminé à la création d’un contrat
    • Pour activer cette fonction, cochez la case « Afficher une alerte si le nombre d’interventions dépasse la limite contractuelle »
• Couleur des interventions dans les listes
  • 2 choix sont possibles pour l’affichage des interventions dans les listes
    • Couleurs basées sur les types d’interventions définis dans les « Données types »
    • Couleurs basées sur les couleurs des tranches horaires
• Couleur des interventions dans les calendriers
  • 2 choix sont possibles pour l’affichage des interventions dans les calendriers (planning)
    • Couleurs basées sur les types d’interventions définis dans les « Données types »
    • Couleurs basées sur les couleurs des tranches horaires
• Couleur des interventions par tranches horaires
  • Couleurs utilisées dans les listes des interventions et/ou les calendriers en fonction des paramètres définis ci-dessus. Saisissez les couleurs selon vos préférences :
    • Couleur matinée
    • Couleur après-midi
    • Couleur journée
• Création à partir d’un devis
  • Ce paramètre permet de saisir automatiquement un texte lors de la création d’une intervention à partir d’un devis
  • Ce champ peut contenir les paramètres suivants :
    • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de devis
    • Incorporer le texte « {2} » dans le corps du texte pour le remplacer par la date du devis

Paramètres de planification

Ces paramètres sont dédiés à la planification automatique des interventions contractuelles.

• Paramètres de planification des interventions contractuelles :
  • Planification automatique des interventions :
    • La planification automatique est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit
    • Cette planification permet de rechercher tous les contrats actifs à planifier
    • Les dates recherchées par Logisav correspondent aux dates de prochaines planifications d’intervention : voir le chapitre de gestion des contrats pour plus d’information
    • Cochez la case « Planification automatique des interventions activées » pour activer la planification automatique
  • Intervention prévisionnelle
    • Lors d’une planification, vous pouvez choisir de créer des interventions prévisionnelles. Cela à pour avantage :
      • de ne pas perturber votre planning d’intervention en cours
      • de pouvoir contacter les clients chez qui vous devez intervenir
      • de pouvoir valider la planification avant création définitive des interventions
    • Activez ce paramètre en cochant la case « Création d’interventions prévisionnelles »
  • Prise en compte des contrats suspendus
    • Ce paramètre permet de prendre en compte les contrats à planifier ayant le statut « Suspendu ». S’il est activé, les contrat suspendus ne seront pas planifiés
    • Activez ou désactivez ce paramètre en cochant la case « Prise en compte des contrats suspendus »
  • Facturation du contrat lors de la planification d’une intervention
    • Ce paramètre permet d’intégrer à chaque intervention une ligne à facturer du montant du contrat. Le règlement relatif au contrat peut ainsi être récupéré le jour de l’intervention
    • Activez ou désactivez ce paramètre en cochant la case « Facturer le contrat en même temps que l’intervention planifiée »
  • Lancement de la planification
    • La planification automatique peut être anticipée d’un certain nombre de jours
    • Saisissez le champ « Lancement du planificateur avant les dates de prochaines planifications contractuelles (en nombre de jour) »
  • Calcul de la date d’intervention
    • Lorsqu’une intervention est planifiée automatiquement, le système peut ajouter un nombre de jour à cette date
    • Saisissez le champ « Nombre de jour à ajouter à la date d’intervention (par rapport au jour de lancement de la planification) »
• Paramètres de création des interventions planifiées
  • Type d’intervention : sélectionnez un type d’intervention qui sera affecté à chaque intervention planifiée
  • Code d’intervention : sélectionnez un code d’intervention qui sera affecté à chaque intervention planifiée
  • Tranche horaire : sélectionnez une tranche horaire qui sera affectée à chaque intervention planifiée
  • Titre de ligne à facturer
    • Ce champ doit être saisi lorsque le paramètre « Facturation du contrat lors de la planification d’une intervention » est activé
    • Il permet de paramétrer le texte qui sera utilisé dans la ligne à facturer
      • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de contrat
      • Incorporer le texte « {2} » dans le corps du texte pour le remplacer par le type de contrat
• Nombre d’interventions planifiées par jour
  • Ce paramètre permet de définir le nombre d’intervention à créer par jour lors de la planification automatique
    • Calcul automatique : le nombre d’intervention créée par jour est déterminé automatiquement
    • Nombre de jour fixe : le nombre d’intervention créé par jour est fixe
• Jours de semaine ouvert à la planification
  • Ce paramètre permet de définir les jours de la semaine à utiliser par le planificateur d’intervention

Avis de passage

Cette fonctionnalité permet d’envoyer des avis de passage par mail de manière automatisé (cette fonctionnalité est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit).

• Activez ou désactivez l’envoi des avis de passage en cochant la case « Envoi automatique des avis de passage activé »
• Déterminez la date d’envoi des avis de passage par rapport à la date d’intervention en saisissant le champ « Nombre de jour avant envoi par rapport à la date d’intervention »
• Saisissez l’objet du mail qui sera envoyé
• Saisissez le corps du mail qui sera envoyé
• Utilisez les paramètres suivants dans l’objet et/ou le corps du texte si besoin :
  • « {1} » :  numéro de l’intervention
  • « {2} » : type de l’intervention
  • « {3} » : adresse postale d’intervention
  • « {4} » : nom du site
  • « {5} » :  date de l’intervention
  • « {6} » :  heure début de l’intervention
  • « {7} » :  heure fin de l’intervention

Paramètres d’édition

Ces paramètres permettent de configurer l’édition des interventions. Deux choix possibles :

1. Edition par défaut : génération d’un fichier PDF préformaté. Le logo, l’entête et le pied de page sont paramétrables.
2. Edition par modèle Word : utilisation de votre propre modèle d’intervention au format Word

• Edition par défaut
  • Sélectionnez cette option pour pouvoir éditer vos interventions rapidement sans configuration préalable.
  • Saisissez l’entête et le pied de page selon vos besoins
  • L’édition des interventions est prête !

• Edition par modèle
  • Sélectionnez cette option pour pouvoir éditer vos interventions selon votre propre modèle d’édition
  • Cette fonctionnalité repose sur l’outil Microsoft Word et sur la faculté d’ajouter des « Champs » à un document. Lors de l’édition d’une intervention, Logisav détecte et remplace automatiquement ces champs par les données de l’intervention.
  • Le fichier obtenu peut être automatiquement converti au format PDF ou resté dans le format Word d’origine
  • Voir le chapitre « Modèle de document Word » pour la création d’un modèle

Ajouter un modèle Word existant

• Cliquez sur le bouton parcourir et sélectionnez le modèle Word créé pour l’édition des interventions
• Cliquez sur le bouton « Charger » pour envoyer votre fichier à Logisav

• Après ajout du fichier, un message indique que le fichier Word est chargé en tant que modèle

Télécharger et modifier le modèle d’intervention Word

• Cliquez sur le bouton « Télécharger le modèle » pour récupérer le modèle en cours d’utilisation
• Utilisez ce fichier si vous souhaitez modifier le modèle

Supprimer le modèle Word en cours

• Cliquez sur le bouton « Supprimer »
• Validez le message de confirmation pour supprimer définitivement le modèle
• Attention : après suppression, vous n’aurez aucun moyen de récupérer le modèle ; nous vous conseillons de téléchargez le modèle sur votre poste local avant de le supprimer de Logisav