Pour accéder au menu des configurations de Logisav, cliquez sur le menu « Administration » puis sur « Configurations ».

Cliquez sur l’onglet « Facturation». Tous les paramétrages liés aux interventions sont affichés et triés par catégorie sous forme d’onglet sur le côté gauche :

1. Paramètres généraux
2. Paramètres de planification
3. Avis de renouvellement de contrat
4. Relances
5. Interface comptable
6. Prélèvement
7. Paramètres d’édition

Paramètres généraux

• Paramètres de gestion des factures
  • Blocage de facture :
    • Le blocage de facture permet de griser le bouton « Enregistrer » ; et donc de ne plus pouvoir modifier la facture.
    • Deux types de blocages sont possibles
      • Blocage sur règlement : lorsque la facture est réglée, elle n’est plus modifiable
      • Blocage sur comptabilisation : lorsque la facture a fait l’objet d’un export en comptabilité (via l’interface comptable), la facture n’est plus modifiable
  • Activation des contrats de maintenance
    • Lors du règlement d’une facture de renouvellement de contrat, Logisav peut automatiquement changer le statut du contrat en statut « Actif » (s’il était en statut « Inactif » ou « Suspendu », le contrat passera en statut « Actif »)
    • Pour activer ce paramètre, cochez la case « Activation des contrats lors du règlement des factures de renouvellement »
  • Mode de règlement par défaut
    • Le mode de règlement d’une facture (30 jours, 45 jours…) peut être sélectionné par défaut pour toutes les factures et tous les clients.
    • Pour activer cette fonctionnalité, sélectionnez le mode de règlement souhaité
    • Cette fonctionnalité est désactivée si aucun mode de règlement n’est sélectionné
• Création à partir d’un devis
  • Ce paramètre permet de saisir automatiquement un texte lors de la création d’une facture à partir d’un devis
  • Ce champ peut contenir les paramètres suivants :
    • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de devis
    • Incorporer le texte « {2} » dans le corps du texte pour le remplacer par la date du devis
• Création à partir d’une intervention
  • Ce paramètre permet de saisir automatiquement un texte lors de la création d’une facture à partir d’une intervention
  • Ce champ peut contenir les paramètres suivants :
    • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de l’intervention
    • Incorporer le texte « {2} » dans le corps du texte pour le remplacer par la date de l’intervention

Paramètres de planification

Ces paramètres sont dédiés à la planification automatique des factures contractuelles.

• Paramètres de planification des factures contractuelles :
  • Planification automatique des factures:
    • La planification automatique est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit
    • Cette planification permet de rechercher tous les contrats actifs arrivant à échéance
    • Les dates recherchées par Logisav correspondent aux dates de prochaines planifications de facturation : voir le chapitre de gestion des contrats pour plus d’informations
    • Cochez la case « Planification automatique des factures activée » pour activer la planification automatique
  • Factures prévisionnelles
    • Lors d’une planification, vous pouvez choisir de créer des factures prévisionnelles. Cela a pour avantage :
      • de ne pas perturber votre facturation
      • de pouvoir contacter les clients avant d’envoyer vos factures de renouvellement de contrat
      • de pouvoir valider la facturation avant création définitive des factures
    • Activez ce paramètre en cochant la case « Création de factures prévisionnelles »
  • Lancement de la planification
    • La planification automatique peut être anticipée d’un certain nombre de jours
    • Saisissez le champ « Lancement du planificateur avant les dates de prochaine planification contractuelle (en nombre de jour) »
• Paramètres de création des factures planifiées
  • Type de facture : sélectionnez un type de facture qui sera affecté à chaque facture de renouvellement
  • Titre de ligne à facturer
    • Ce champ permet de paramétrer le texte qui sera utilisé dans la ligne à facturer
      • Incorporer le texte « {1} » dans le corps du texte pour le remplacer par le numéro de contrat
      • Incorporer le texte « {2} » dans le corps du texte pour le remplacer par le type de contrat

Avis de renouvellement de contrat

Cette fonctionnalité permet d’envoyer des avis de renouvellement de contrat par mail de manière automatisée (cette fonctionnalité est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit).

• Activez ou désactivez l’envoi des avis de renouvellement en cochant la case « Envoi automatique des avis de renouvellement activé »
• Déterminez la date d’envoi des avis de renouvellement par rapport à la date de fin de contrat (correspondant à la date de prochaine planification de facturation) en saisissant le champ « Nombre de jour avant envoi par rapport à la date de fin de contrat »
• Saisissez l’objet du mail qui sera envoyé
• Saisissez le corps du mail qui sera envoyé
• Utilisez les paramètres suivants dans l’objet et/ou le corps du texte si besoin :
  • « {1} » :  numéro de contrat
  • « {2} » : type de contrat
  • « {3} » : adresse postale
  • « {4} » : nom du client

Relances des factures impayées

Cette fonctionnalité permet d’envoyer des relances par mail des factures impayées (cette fonctionnalité est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit).

Jusqu’à 3 relances peuvent être paramétrées.

• Paramètres de relance des factures impayées
  • Les relances de factures impayées sont envoyées par mail à tous les clients ayant des factures en attente de règlement
  • Cochez la case « Relance automatique des factures impayées activée » pour activer les relances
  • 3 relances peuvent être envoyées en fonction du nombre de jour entre la date courante et la date de facture. Paramétrez les 3 champs suivants pour définir les dates d’envois :
    • Nombre de jour avant la relance n°1
    • Nombre de jour avant la relance n°2
    • Nombre de jour avant la relance n°3
• Relance des factures de renouvellement de contrat
  • Lorsqu’une relance est faite sur une facture de renouvellement de contrat, le statut du contrat peut être automatiquement modifié par Logisav. Définissez les statuts des contrats en fonction du numéro de relance (Actif, Suspendu ou Inactif) :
    • Statut contrat après relance n°1
    • Statut contrat après relance n°2
    • Statut contrat après relance n°3
• Paramétrage des mails de relance
  • Les 3 relances envoyées par mail son paramétrables. Saisissez l’objet et le corps du mail à envoyer pour chaque relance. Utilisez les 3 onglets suivants :
    • Relance n°1
    • Relance n°2
    • Relance n°3
  • Chaque mail de relance envoyé contiendra la facture concernée en pièce jointe

Interface comptable

Cette fonctionnalité permet de générer des écritures comptables pour les factures et les bordereaux de règlement. Ces écritures peuvent ensuite être transférées à un logiciel de comptabilité (cette fonctionnalité est une option payante : elle peut ne pas être affichée si vous n’y avez pas souscrit).

Pour configurer l’export des écritures comptables, saisissez :

• Le logiciel de comptabilité qui recevra ces écritures
• Le nom du fichier qui sera généré (le fichier généré est au format .TXT)
• Le champ « Journal des ventes »
• Le champ « Compte collectif client »
• Le champ « Compte client divers »

Prélèvement

Cet onglet permet d’accéder à la page dédiée à Gocardless sur Logisav. Voir le chapitre dédié à Gocardless.

Plusieurs paramètres sont à votre disposition :

• Paramétrage du texte par défaut utilisé à la création d’un mandat de prélèvement
• Paramétrage de l’objet et du contenu des mails envoyés à vos clients pour la création d’un mandat en votre faveur

Paramètres d’édition

Ces paramètres permettent de configurer l’édition des factures. Deux choix possibles :

1. Edition par défaut : génération d’un fichier PDF préformaté. Le logo, l’entête et le pied de page sont paramétrables.
2. Edition par modèle Word : utilisation de votre propre modèle de facture au format Word

• Edition par défaut
  • Sélectionnez cette option pour pouvoir éditer vos factures rapidement sans configuration préalable.
  • Saisissez l’entête et le pied de page selon vos besoins
  • L’édition des factures est prête !

• Edition par modèle
  • Sélectionnez cette option pour pouvoir éditer vos factures selon votre propre modèle d’édition
  • Cette fonctionnalité repose sur l’outil Microsoft Word et sur la faculté d’ajouter des « Champs » à un document. Lors de l’édition d’une facture, Logisav détecte et remplace automatiquement ces champs par les données de la facture
  • Le fichier obtenu peut être automatiquement converti au format PDF ou resté dans le format Word d’origine
  • Voir le chapitre « Modèle de document Word » pour la création d’un modèle

Ajouter un modèle Word existant

• Cliquez sur le bouton parcourir et sélectionnez le modèle Word créé pour l’édition des factures
• Cliquez sur le bouton « Charger » pour envoyer votre fichier à Logisav

• Après ajout du fichier, un message indique que le fichier Word est chargé en tant que modèle

Télécharger et modifier le modèle de facture Word

• Cliquez sur le bouton « Télécharger le modèle » pour récupérer le modèle en cours d’utilisation
• Utilisez ce fichier si vous souhaitez modifier le modèle

Supprimer le modèle Word en cours

• Cliquez sur le bouton « Supprimer »
• Validez le message de confirmation pour supprimer définitivement le modèle
• Attention : après suppression, vous n’aurez aucun moyen de récupérer le modèle ; nous vous conseillons de téléchargez le modèle sur votre poste local avant de le supprimer de Logisav