Les factures d’acompte permettent de facturer une partie du montant total d’un devis avant ou pendant l’exécution de la prestation.

Les factures de situation permettent de facturer progressivement selon l’avancement réel des prestations réalisées.

Une facture de solde sera créée en fin de prestation, récapitulant les produits et services vendus, en tenant compte des acomptes et des factures de situation déjà établis.

La création de facture d’acompte, de situation et de solde est possible uniquement à partir d’un devis accepté.

Création d’une facture d’acompte à partir d’un devis accepté

Ouvrez un devis accepté et cliquez sur l’onglet « Factures d’acompte / situation » puis sur le bouton « Créer facture d’acompte » :

Le formulaire de création de la facture d’acompte s’ouvre indiquant le montant restant à facturer. Pour compléter le formulaire, sélectionnez le montant de l’acompte parmi les options proposées :

• Montant fixe
• Pourcentage du montant total

Sélectionnez ensuite le mode de gestion des lignes de la facture d’acompte à créer parmi les options proposées :

• Une seule ligne : permet de créer une ligne de facture incluant le montant de l’acompte et la référence vers le devis
• Toutes les lignes du devis : permet d’insérer une ligne informative concernant l’acompte ainsi que toutes les lignes du devis

Lorsque le formulaire est complété, appuyez sur le bouton « Créer facture d’acompte ».

Voici un exemple de création de facture d’acompte avec un pourcentage du montant total à 30% et une seule ligne résumée :

Création d’une autre facture d’acompte

Vous pouvez créer autant de facture d’acompte que nécessaire. Suivez la procédure ci-dessus pour créer une autre facture d’acompte.

Pour créer une nouvelle facture d’acompte, il est nécessaire d’éditer la facture précédemment créée à partir du devis.

Création d’une facture de situation

Ouvrez un devis accepté et cliquez sur l’onglet « Factures d’acompte / situation » puis sur le bouton « Créer facture de situation » :

Une fenêtre s’ouvre, affichant un tableau qui comprend les informations sur l’avancement de chaque prestation :

• (1) Barre d’avancement  : Permet de visualiser le pourcentage d’exécution de chaque ligne.
• (2) Pourcentage  : permet de saisir le niveau d’avancement de la prestation à facturer. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier la valeur.
• (3) Quantité : permet de saisir la quantité à facturer. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour la modifier.
• (4) Bouton : applique un avancement de 100 % à toutes les lignes.
• (5) Bouton : applique un avancement de 100 % uniquement à la ligne concernée.

L’encadré  « option de décompte des acomptes » vous permet de déterminer comment l’acompte sera déduit à chaque facture de situation.

• (6) En totalité : l’acompte est déduit en une seule fois, selon le montant de la facture.
• (7) Progressif : l’acompte est déduit progressivement, au prorata de l’avancement.

Un récapitulatif de la facture de situation à créer est affiché dans la zone (8), comme illustré sur l’image ci-dessus.

Une fois les données saisies, il vous suffit d’appuyer sur le bouton « Créer facture de situation ».

Paramétrage liés aux factures de situation

Pour accéder aux paramètres des factures de situation, ouvrez le menu « Administration », cliquez sur « Configurations », puis sélectionnez l’onglet « Facturation ».

Dans la section Paramètres généraux :

• (5) Titre de ligne  : permet de modifier le titre de ligne généré automatiquement lors de la création d’une facture de situation.
• (6) Description de ligne : permet de personnaliser le texte descriptif de chaque ligne lors de la création d’une facture de situation.
• (7) Règle de décompte des acomptes  : permet de définir la règle par défaut pour le décompte des acomptes.

Création d’une facture de solde

La création d’une facture de solde est possible dès lors qu’une ou plusieurs factures d’acomptes ou de situations ont été créées à partir d’un devis. Les devis concernés sont identifiables dans la liste des devis, comme illustré ci-dessous :

Les barres de progressions illustrées en zone (2) correspondent :

• au pourcentage de facturation des acomptes (barre de progression en violet)
• au pourcentage de facturation des situations (barre de progression en indigo)

Ouvrez le devis à facturer et cliquez sur l’onglet « Factures d’acompte/situation » puis sur le bouton « Créer facture de solde » ; Validez le message de confirmation affiché à l’écran :

Votre facture de solde est créée !

Toutes les lignes du devis sont reprises dans la facture de solde ainsi qu’une ligne indiquant la mention « Facture de solde suivant devis n°XXX du XXX ».

Edition des factures d’acomptes/situation et de soldes

Vous pouvez éditer vos factures d’acomptes, situation et de soldes au format PDF comme pour une facture classique.

Cependant, vos modèles de factures existants peuvent nécessiter une mise à jour pour permettre l’affichage d’informations spécifiques aux situations :

• Tableau d’affichage des lignes permettant d’indiquer le pourcentage d’avancement
• Récapitulatif de facturation : montant de l’affaire et les des factures créées
• Autres libellés spécifiques aux factures de situations

Vous avez la possibilité de télécharger le dernier modèle de facture à jour dans la section Ressources.

Règles de gestion et de comptabilisation des factures d’acomptes, de situations et de soldes

Plusieurs règles sont à retenir dans le cas des factures d’acomptes et de soldes :

• Les factures d’acomptes ont une numérotation qui suit le compteur de facturation existant.
• Les factures d’acomptes ne sont pas comptabilisées au chiffre d’affaire. Seules les factures de situations et de soldes sont comptabilisés (de la même manière que les factures classiques).
• Les factures d’acomptes ne sont pas exportées via l’interface comptable. Seules les factures de situations et de soldes sont ventilées en écritures comptables et exportées.