Une unité d’organisation permet de regrouper des utilisateurs au sein d’une même organisation interne. Elle peut par exemple représenter un service, une agence, un secteur d’activité ou une entité de l’entreprise.

Vous pouvez par exemple choisir de représenter les différents services de votre société par des unités d’organisation :

• Service administratif
• Service commercial
• Techniciens
• Gérance

Les unités d’organisation peuvent également être hiérarchisées. Une unité mère peut ainsi regrouper une ou plusieurs unités filles.

Exemple :

• Site A
  • Service administratif
  • Service commercial
• Site B
  • Service après-vente

Les unités d’organisation peuvent aussi être utilisées pour rattacher certains éléments, comme les clients, les sites ou les fournisseurs, à une organisation interne. Ce rattachement permet de catégoriser ces éléments, mais aussi de conditionner leur visibilité selon les autorisations attribuées aux utilisateurs.

Lorsqu’un utilisateur dispose de l’autorisation d’accès à tous les clients, sites ou fournisseurs, il peut consulter l’ensemble des éléments concernés.

En revanche, si cette autorisation est désactivée, l’utilisateur ne voit que les éléments rattachés aux unités d’organisation dont il est lui-même membre. Concrètement, un client, un site ou un fournisseur rattaché à une unité d’organisation n’est visible que par les utilisateurs membres de cette unité.

Ce filtrage s’applique également aux données associées. Ainsi, si un utilisateur n’a pas accès à un client, un site ou un fournisseur, il ne voit pas non plus les éléments qui lui sont rattachés, comme les factures, devis, contrats, tickets ou autres données liées.